POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

En cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013;  por los cuales se dictan disposiciones para la protección de datos personales, VITAE GRUPO INMOBILIARIO, en su calidad de responsable del tratamiento de datos personales, informa los lineamientos generales en esta materia:

VITAE GRUPO INMOBILIARIO (En adelante VITAE) con Nit. 1020392736-7 con domicilio en la Carrera 50#37-13 Edificio Empresarial ISMA, Bello, Antioquia, Colombia notifica que:

El propósito principal de esta Política es poner en conocimiento de los Titulares de los Datos Personales los derechos que les asisten, los procedimientos y mecanismos dispuestos por VITAE  para hacer efectivos los derechos de los Titulares, y darles a conocer el alcance y la finalidad del Tratamiento al cual serán sometidos los Datos Personales en caso de que el Titular otorgue su autorización expresa, previa e informada. VITAE así también ratifica su compromiso con los diversos grupos de interés con los que se relaciona; y con el manifiesto interés de respetar todos los derechos de los mismos, especialmente con este instrumento su derecho al Hábeas Data, a la intimidad y otros conexos. Los presentes términos y condiciones aplican para cualquier registro de datos personales realizado en forma presencial y/o virtual.

DEFINICIONES. 

Las presentes definiciones se relacionan con el significado que se les debe dar a los términos dentro del presente documento.

  1. Autorización: Es el consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de sus datos personales.
  2. Base de Datos: Es el conjunto de datos personales que son objeto de Tratamiento sin importar la modalidad del mismo. 
  3. Dato Personal: Es cualquier información relacionada o relacionable a una persona natural. Vitae tratará los datos de las personas jurídicas bajo los mismos lineamientos y políticas de seguridad con que trata los Datos Personales.
  4. Dato Público: Es aquél que la ley denomina como tal, o por su naturaleza reposa en registros públicos, certificados, documentos públicos, o bases de datos con carácter público. Calificado como tal según los mandatos de la ley o Constitución Política y aquel que no sea semiprivado, privado o sensible. Son públicos entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio, a su calidad de comerciante o de servidor público y aquellos que puedan obtenerse sin reserva alguna.
  5. Dato Sensible: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos; entre otros.
  6.  Encargado del Tratamiento: Es la persona natural o jurídica, de naturaleza pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del responsable del Tratamiento.
  7. Autorizado: Es la persona y sus dependientes que por virtud de la Autorización y de estas Políticas tienen legitimidad para Tratar los Datos Personales del Titular. El Autorizado incluye al género de los Habilitados.
  8.  Habilitación: Es la legitimación que expresamente y por escrito mediante contrato o documento que haga sus veces, otorgue la Compañía a terceros, en cumplimiento de la Ley aplicable, para el Tratamiento de Datos Personales, convirtiendo a tales terceros en Encargados del Tratamiento de los Datos Personales entregados o puestos a disposición.
  9. Responsable de Tratamiento: Es la persona, autorizada por el Titular, que administra y toma decisiones respecto de la Base de Datos.
  10. Titular: Es la persona natural a quien se refieren los datos que reposan en la Base de Datos, y el objeto de protección de la Ley y normas concordantes
  11. Transferencia: Tiene lugar cuando el Responsable y/o encargado del tratamiento de los datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
  12. Transmisión: Es la actividad de Tratamiento de Datos Personales mediante la cual se comunican los mismos, internamente o con terceras personas, dentro o fuera del país, cuando dicha comunicación tenga por objeto la realización de cualquier actividad de Tratamiento de datos personales.
  13. Tratamiento de Datos Personales: Es toda encaminada al procesamiento de Bases de Datos, así como también su transferencia a terceros. Tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de los mismos. El titular del dato registra o entrega su información de manera libre y voluntaria y reconoce que ha leído y acepta expresamente los presentes términos y condiciones. VITAE se encarga directamente del tratamiento de los Datos Personales; sin embargo, se reserva el derecho a delegar en un tercero tal tratamiento.
  14. “Aviso de privacidad”: Comunicación verbal o escrita, expresada al Titular para el Tratamiento de sus Datos Personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables.

FINALIDADES PARA LOS DATOS OBTENIDOS DE CLIENTES, ALIADOS Y EMPLEADOS.

Con el único objeto de desarrollar nuestro objeto social, el cual consiste en comercialización y gestión de las diferentes actividades inherente al sector inmobiliario, de avalúos y construcción y administración; VITAE recolecta, almacena, usa, procesa, suprime y circula datos personales entre los cuales se encuentran, pero sin limitarse: nombres, apellidos, teléfonos, domicilios, correos electrónicos, direcciones de contacto, documentos de identidad,  datos laborales, información financiera, gustos e intereses, redes sociales, entre otros; con ocasión del desarrollo de su objeto social, el cual se contiene, entre otras actividades a: la promoción inmuebles nuevos o usados, promoción de proyectos inmobiliarios de aliados; la ordenación de pauta digital en diferentes canales, para la promoción de los diferentes productos, servicios y posicionamiento de marca de aliados; Lo anterior en concordancia a lo dispuesto por la Ley Colombiana.

Los datos recogidos de los colaboradores o empleados tienen como finalidad desarrollar las relaciones laborales que existan con éstos.

En el caso de los aliados, VITAE busca conocer y hacer seguimiento a la idoneidad comercial de éstos. Así como, hacerlos partícipes de actividades o campañas que puedan resultar de su interés.

Clientes son personas naturales y jurídicas que en desarrollo del objeto social de VITAE han entregado datos para realizar la actividad de comercialización de bienes muebles, avalúos, compra venta y demás actividades inherentes a la actividad del sector inmobiliario.

Dado lo anterior, lo Datos Personales son empleados de forma general, para las siguientes finalidades:

  • Contactar a los Titulares en virtud de la relación comercial, civil o laboral existente.
  • Identificar a los clientes, accionistas, usuarios y empleados de VITAE.
  • Gestionar toda la información necesaria para el cumplimiento de las obligaciones tributarias y de registros comerciales, corporativos y contables de VITAE.
  • Enviar comunicaciones referentes a la relación comercial, civil o laboral existente.
  • Enviar mensajes con fines comerciales, publicitarios, educativos y/o de atención a los Titulares.
  • Registrar y almacenar la información de los Titulares en las Bases de Datos de VITAE.
  • Proveer los Servicios ofrecidos en los diferentes canales de comunicación de VITAE y de sus marcas aliadas.
  • Contestar las solicitudes, peticiones, reclamaciones y quejas de los Titulares.
  • Evaluar el cumplimiento de las obligaciones derivadas de las relaciones comerciales, civiles o laborales existentes con los Titulares o exigir el cumplimiento de las mismas.
  • Efectuar y consultar reportes si es necesario ante las distintas autoridades administrativas de control y vigilancia, entidades de reporte de comportamiento comercial y financiero y autoridades de policía o autoridades judiciales.
  • Ejecutar trámites administrativos internos VITAE como reportes contables, auditorías y facturación, entre otros.
  • Efectuar análisis estadísticos e investigación de mercado.
  • Trasladar la información y los datos Personales a terceros involucrados en el objeto de servicio de VITAE, si fuese necesario.
  • Atender requerimientos de organismos de control y vigilancia.
  • Promocionar actividades, productos y servicios ofrecidos por VITAE, mediante diferentes medios de comunicación, tales como correo, e-mail, llamadas, redes sociales y celular (incluyendo mensajes de texto y whatsapp).  
  • Para cualquier otra finalidad que resulte en el desarrollo de los acuerdos celebrados con el Titular.
  • Consultar, solicitar o verificar la información y Datos Personales del Titular en las bases de datos de entidades públicas o privadas, buscadores públicos, redes sociales o publicaciones físicas o electrónicas, bien fuere en Colombia o en el exterior.
  • Generar análisis e investigaciones comerciales, estadísticas, de riesgos y de mercado.
  • Transferir los Datos Personales a otros responsables del manejo de datos, bajo contrato comercial o civil.
  • Registrar los Datos Personales en los sistemas de información de VITAE, en las bases de datos comerciales y operativas.
  • Actualizar la información del Titular, en VITAE y/o ante operadores de información y riesgo o terceros que administren nuestras bases de datos.
  • Ejecutar auditorías internas de nuestra empresa.
  • Realizar el cobro, pago, compra y venta de productos o servicios.
  • Realizar, enviar cotizaciones, facturas, publicidad, ofertas o estudios de mercado.
  • Para la búsqueda de clientes potenciales.
  • Otras actividades afines a las anteriormente descritas que sean necesarias para el desarrollo del objeto social de VITAE.

El tratamiento de los datos se realizará una vez el titular del dato registre sus datos personales por cualquiera de los canales que VITAE tiene previstos como medios de contacto, estos quedarán consignados en nuestros sistema interno, al cual sólo tiene acceso el personal de VITAE. Este sistema contiene los datos de la totalidad de los clientes internos y externos que han tenido algún contacto con nosotros,  en desarrollo de la actividad inmobiliaria. Quienes conocen el tratamiento que se le está dando a los mismos, y quienes nos han autorizado para mantenerlos en la base de datos del sistema interno, la cual no es compartida con ningún colega y/o persona natural o jurídica que está relacionada directa o indirectamente con el negocio inmobiliario sin su autorización.

Si en medio de la prestación de los servicios y/o la ejecución de contratos es necesario la Transferencia de datos personales a aliados o proveedores extranjeros, VITAE se compromete a que estos se haga según lo establecido por la Ley 1581 de 2012 y el Decreto1377 de 2013 y demás normas que puedan modificar, adicionar y complementar, a lo que concretamente den estricto cumplimiento a lo establecido en la presente Política.

Una vez finalizado el servicio o contratos acordados con VITAE los Datos Personales sólo serán usados para efectos de mantenerlos en el registro de la Base de Datos para el envío de mensajes con fines comerciales, académicos y/o publicitarios si así lo autorizara el Titular, de lo contrario, serán eliminados de estas bases o archivados en condiciones seguras cuando así lo requiera la normativa colombiana.

TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES

Con la intención de ejecutar el objeto social de VITAE, se restringirá el tratamiento de datos personales sensibles, informando a los titulares de forma explícita y previa cuales son estos y la finalidad de su tratamiento. Estos se usarían sin consentimiento, cuando se trate de una emergencia vital que requiera de acciones inmediatas que pongan en riesgo la vida misma o un daño grave e irreversible. Y según el artículo 6 de la Ley 1581 de 2012, VITAE dará tratamiento a Datos Sensibles para "una finalidad histórica, estadística o científica" adoptando "las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares".

PRINCIPIOS. 

En VITAE se regirá el Tratamiento de los Datos Personales, por los siguientes principios:

Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos personales: El Tratamiento a que se refiere la presente Política es una actividad regulada por ley, que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.

Principio de finalidad: El Tratamiento obedece a las FINALIDADES establecidas en el presente documento.

Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

Principio de veracidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.  

Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del responsable VITAE, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento de los datos personales y las Bases de Datos sólo podrá hacerse por VITAE o quien esta delegue según la autorización brindada por el Titular. Los datos personales no podrán estar disponibles en medios de acceso público y difusión masiva. En caso de almacenarse en la nube, software o mecanismos similares, estos tendrán acceso restringido y no serán de carácter público.

Principio de seguridad: VITAE brindará condiciones mínimas de seguridad para proteger la información contenida en sus Bases de Datos, para el efecto se implementarán medidas básicas de archivo respecto de los documentos físicos y sistemas de seguridad digital como anti-virus y/o almacenamientos en la nube para los archivos digitales.

Principio de confidencialidad: Por regla general y salvo lo dispuesto en la Ley, en el respectivo contrato, o en la presente Política (con la autorización del Titular en los últimos dos casos) la información y los datos personales serán de tratamiento confidencial.

DERECHOS DEL TITULAR DE LOS DATOS PERSONALES. 

De acuerdo con la Ley, los Titulares de Datos Personales tienen los siguientes derechos:

  1. Conocer, actualizar y rectificar sus Datos Personales frente a VITAE o los Encargados o autorizados del Tratamiento y manejo de los mismos. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
  2. Solicitar prueba de la Autorización otorgada a VITAE, salvo que la Ley y en especial el artículo 10,  indique que dicha autorización no es necesaria.
  3. Ser informado respecto al uso de sus datos personales.  
  4. Presentar ante un organismo de control competente las quejas por infracciones a la Ley.
  5. Revocar su Autorización y/o solicitar la supresión de sus Datos Personales de las bases de datos de la empresa, cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado mediante acto administrativo definitivo que en el Tratamiento la empresa o el Encargado del Tratamiento ha incurrido en conductas contrarias a la Ley o cuando ya no hay una obligación legal o contractual para mantener el dato personal en la base de datos del Responsable.
  6. Solicitar acceso y acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento de acuerdo con la Ley.
  7. Tener fácil acceso al texto de esta Política y sus modificaciones.
  8. Conocer a la dependencia o persona facultada por la empresa frente a quien podrá presentar quejas, consultas, reclamos y cualquier otra solicitud sobre sus datos personales.

Los Titulares podrán ejercer sus derechos de Ley y realizar los procedimientos establecidos en esta Política, mediante la presentación de su documento de identificación original. Los menores de edad podrán ejercer sus derechos según lo indique la Ley que rige el presente documento. Así mismo podrán ejercer los derechos del Titular los causahabientes que acrediten dicha calidad, el representante y/o apoderado del titular con la acreditación correspondiente y aquellos que han hecho una estipulación a favor de otro o para otro. Las peticiones podrán radicarse físicamente o vía correo electrónico según los datos del encabezado.

DEBERES DE VITAE

La empresa será directamente quien fungirá como Responsable y como Encargado del Tratamiento de datos personales; en su interior podrá delegar cualquier área o dependencia para tales efectos. En general La empresa se compromete a:

  1. Recibir las solicitudes de los Titulares de datos personales, tramitar y responder aquellas que tengan fundamento en la Ley o este documento, como por ejemplo: solicitudes de actualización o rectificación de datos personales; solicitudes de conocer los datos personales; solicitudes de supresión de datos personales cuando el Titular presente copia de la decisión de un organismo de control competente de acuerdo con lo establecido en la Ley, solicitudes de información sobre el uso dado a sus Datos Personales, solicitudes de actualización de los Datos Personales, solicitudes de prueba de la Autorización otorgada, cuando ella hubiere procedido según la Ley.
  2. Dar respuesta a los Titulares de los Datos Personales sobre aquellas solicitudes que no procedan de acuerdo con la Ley. Los datos de contacto de la empresa son los indicados en la sección correspondiente. 

DEBERES RESPECTO A LA SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO

a) Informarle las eventuales violaciones a los códigos de seguridad y la existencia de riesgos en la administración de la información de los titulares. 

b) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio. 

MECANISMOS DE PROTECCIÓN DEL TITULAR. 

El titular podrá reclamar sus derechos, surtiendo para el efecto los siguientes procedimientos:

  1. Consultas: La empresa dispondrá de mecanismos para que el Titular, sus causahabientes, sus representantes y/o apoderados, aquellos a quienes se ha estipulado a favor de otro o para otro, y/o los representantes de menores de edad Titulares, formulen consultas respecto de cuáles son los datos personales del Titular que reposan en las Bases de Datos de la empresa.

Cualquiera que sea el medio, la empresa guardará prueba de la consulta y su respuesta. a) Si el solicitante tuviere capacidad para formular la consulta, de conformidad con los criterios de acreditación establecidos en la Ley, la empresa recopilará toda la información sobre el Titular que esté contenida en el registro individual de esa persona o que esté vinculada con la identificación del Titular dentro de las bases de datos de la empresa y se la hará conocer al solicitante. b) El Responsable de atender la consulta dará respuesta al solicitante siempre y cuando tuviere derecho a ello por ser el Titular del Dato Personal, su causahabiente, apoderado, representante, se haya estipulado por otro o para otro, o sea el responsable legal en el caso de menores de edad. Esta respuesta se enviará dentro de los diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha en la que la solicitud fue recibida por la empresa. c) En caso de que la solicitud no pueda ser atendida a los diez (10) hábiles, se contactará al solicitante para comunicarle los motivos por los cuales el estado de su solicitud se encuentra en trámite. Para ello se utilizará el mismo medio o uno similar al que fue utilizado por el Titular para su comunicar su solicitud. d) La respuesta definitiva a todas las solicitudes no tardará más de quince (15) días hábiles desde la fecha en la que la solicitud inicial fue recibida por la empresa.

  1. Reclamos: La empresa dispone de mecanismos para que el Titular, sus causahabientes, representante y/o apoderados, aquellos que estipularon por otro o para otro, y/o los representantes de menores de edad Titulares, formulen reclamos respecto de: Datos personales Tratados por la empresa que deben ser objeto de corrección, actualización o supresión, o el presunto incumplimiento de los deberes de Ley de la empresa. El reclamo deberá ser presentado por el Titular, sus causahabientes o representantes o acreditados de conformidad con la Ley, así:
  • Deberá dirigirse a la empresa por vía electrónica al correo electrónico dado en la sección pertinente; o físicamente la dirección dada por la empresa.
  • Deberá contener, Nombre completo, Número de identificación, Dirección de notificación o de respuesta, Teléfono de contacto, Cuando el solicitante no sea el Titular, debe allegar la información que de acuerdo con la Ley 1581 de 2012 lo legitima para hacer la solicitud, consulta o reclamo en nombre del Titular.
  • Deberá contener una descripción de los hechos que dan lugar al reclamo y el objetivo perseguido (actualización, corrección o supresión, o cumplimiento de deberes).
  • Deberá acompañarse por toda la documentación que el reclamante quiera hacer valer.

La empresa antes de atender el reclamo verificará la identidad del Titular del Dato Personal, su representante y/o apoderado, o la acreditación de que hubo una estipulación por otro o para otro. Para ello puede exigir la cédula de ciudadanía o documento de identificación original del Titular, y los poderes especiales, generales o documentos que se exijan según sea el caso.

Si el reclamo o la documentación adicional están incompletos, la empresa requerirá al reclamante por una sola vez dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Si el reclamante no presenta la documentación e información requerida dentro de los dos (2) meses siguientes a la fecha del reclamo inicial, se entenderá que ha desistido del reclamo.

Una vez recibido el reclamo con la documentación completa, se incluirá en la Base de Datos de la empresa donde reposen los Datos del Titular sujetos a reclamo una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Esta leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

SOLICITUD DE AUTORIZACIÓN AL TITULAR DEL DATO PERSONAL: Con antelación y/o al momento de efectuar la recolección del dato personal, VITAE, solicitará al titular del dato su autorización para efectuar su recolección y tratamiento, indicando la finalidad para la cual se solicita el dato, utilizando para esos efectos medios técnicos automatizados, escritos u orales, que permitan conservar prueba de la autorización y/o de la conducta inequívoca descrita en el artículo 7 del Decreto 1377 de 2013. Dicha autorización se solicitará por el tiempo que sea razonable y necesario para satisfacer las necesidades que dieron origen a la solicitud del dato y, en todo caso, con observancia de las disposiciones legales que rigen sobre la materia.

AVISO DE PRIVACIDAD: En los casos que no sea posible poner a disposición del Titular las políticas de Tratamiento de la información, los responsables deberán informar por medio de un aviso, la existencia de tales políticas y la forma de acceder a las mismas, de manera oportuna.

LIMITACIONES TEMPORALES AL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES. ACRECER SAS. solo podrá recolectar, almacenar, usar o circular los datos personales durante el tiempo que sea razonable y necesario, de acuerdo con las finalidades que justificaron el tratamiento, atendiendo a las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, objeto social, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información. Una vez cumplida la o las finalidades del tratamiento y sin perjuicio de normas legales que dispongan lo contrario, procederá a la supresión de los datos personales en su posesión. No obstante lo anterior, los datos personales deberán ser conservados cuando así se requiera para el cumplimiento de una obligación legal o contractual.

INFORMACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

VITAE será la Responsable del Tratamiento de los Datos Personales y los datos de contacto son:

  • Domicilio: Carrera 50#37-13 Edificio Empresarial ISMA, Bello, Antioquia, Colombia.
  • Teléfonos: 350 676 1371-301 412 3965
  • Correo electrónico: contacto@vitaegrupoinmobiliario.co

Stiven Zapata Gómez: Asesor de ventas y arriendo.

Yuly Paulina Zapata Gómez: Representante Legal, Asesora de ventas y arriendo.

Otros asesores designados por la empresa para recolectar y manejar los datos que sean necesarios para la Gestión Inmobiliaria. Con derecho a confirmar la identidad de estos con los anteriores mencionados.

VIGENCIA. Esta Política rige a partir del 08 de Abril de 2020. Los datos personales que han sido o sean almacenados, utilizados o transmitidos permanecerán en nuestra Base de Datos, con base en el criterio de temporalidad y necesidad, durante el tiempo que sea necesario para las finalidades mencionadas en esta Política, para las cuales fueron recolectados. Cualquier cambio que se presente respecto de la presente política, se informará a través de la dirección electrónica:

http://vitaegrupoinmobiliario.co/

Atentamente,

VITAE GRUPO INMOBILIARIO

 

 

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